Zgłaszanie naruszeń prawa w KPMG

Zgłoszenia są przyjmowane wyłącznie za pomocą Fomularza Zgłoszenia oraz dedykowanego adresu e-mail: sygnalista@kpmg.pl. Zgłoszenie trafi do jednostki odpowiedzialnej, która dokona jego weryfikacji i potwierdzi przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania (chyba że nie pozostawiono adresu kontaktowego). KPMG ma obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych, w tym przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz podjęcia działań naprawczych i dyscyplinarnych. Sygnalista otrzyma informację zwrotną o podjętych lub planowanych działaniach następczych i powodach takich działań maksymalnie w terminie 3 miesięcy od dnia przekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia.

Sygnalistą może zostać każda osoba, która dokonuje zgłoszenia w kontekście związanym z pracą, w tym m.in.:

pracownik, pracownik tymczasowy, współpracownik/osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej), przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz, wspólnik, członek organu; osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; stażysta, wolontariusz, praktykant,

również przed nawiązaniem stosunku pracy lub przed nawiązaniem innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w KPMG lub na rzecz KPMG, lub już po ich ustaniu.

Zgłaszający uzyskuje status sygnalisty i podlega ochronie przed działaniami odwetowymi od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem działania w dobrej wierze, to znaczy pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja o naruszeniu, będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa w obszarze objętym stosowaniem Ustawy.

Zgłoszenia zawierające nieprawdziwe informacje, celowo wprowadzające w błąd lub zgłoszenia dokonane w złej wierze, nie korzystają z ochrony (w takim wypadku nie nadaje się statusu Sygnalisty).

Osoba, która dokonała zgłoszenia i uzyskała status sygnalisty, podlega ochronie przewidzianej przepisami Ustawy, tj. ochronie przed działaniami odwetowymi. Zakaz podejmowania działań odwetowych dotyczy podejmowania przez KPMG wobec sygnalisty jakichkolwiek działań represyjnych, dyskryminujących, degradujących, wykluczających lub innych działań polegających na niesprawiedliwym traktowaniu, pozostających w związku przyczynowym z uprzednim zgłoszeniem naruszenia przez sygnalistę.

Przykładami niedopuszczalnych działań odwetowych mogą być: odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, rozwiązanie umowy, której stroną jest sygnalista, obniżenie wysokości wynagrodzenia, wstrzymanie awansu lub pominięcie przy awansowaniu, negatywna ocena wyników pracy lub świadczenia usług, mobbing, dyskryminacja, działania polegające na utrudnieniu znalezienia w przyszłości pracy w danej branży, spowodowanie straty finansowej, naruszenie dóbr osobistych (w tym dobrego imienia).

Z pomocą formularza lub adresu e-mail: sygnalista@kpmg.pl możesz zgłosić naruszenia prawa z zakresu objętego stosowaniem Ustawy, w tym:

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
• ochrony środowiska;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

UWAGA! Formularz oraz adres e-mail: sygnalista@kpmg.pl nie służą do zgłaszania naruszeń z zakresu prawa pracy, procedur wewnętrznych KPMG, wymogów niezależności lub innych naruszeń przepisów z obszaru funkcjonowania firm audytorskich.  

Zgłoszenie będzie rozpatrywane przez wyselekcjonowane grono bezstronnych i upoważnionych osób, dających gwarancję poufności. Jeżeli zaistnieją wątpliwości co do bezstronności upoważnionej osoby, będzie ona wyłączona z postępowania.

Osobami w ramach struktury organizacyjnej KPMG upoważnionymi do przyjmowania zgłoszeń są Compliance Officer oraz HR & Ethics Compliance.

Wewnętrznymi jednostkami upoważnionymi do podejmowania działań następczych są Komisja Wyjaśniająca oraz Komitet ds. działań naprawczych i dyscyplinarnych.

Informacja o osobach aktualnie pełniących funkcje w ramach procedury zgłaszania naruszeń jest publikowana do wiadomości członków personelu KPMG na wewnętrznej stronie intranetowej.

Zgłaszający nie ma obowiązku przekazania wyczerpujących informacji na temat naruszenia, jednak powinny one być na tyle precyzyjne aby umożliwić podjęcie postępowania wyjaśniającego.

Zgłaszający nie ma obowiązku udowodnienia wystąpienia naruszenia, ani wykazania, że zgłaszane naruszenie wypełnia znamiona naruszenia prawa. Zgłoszenie powinno jednak zawierać informacje uprawdopodobniające wystąpienie naruszenia.

NIE.

Zgłoszenia naruszenia można dokonać w trybie anonimowym, poufnym lub jawnym. 

Za pomocą formularza elektronicznego można dokonać zgłoszenia w każdym trybie – anonimowym, poufnym lub jawnym – według wyboru zgłaszającego.

Za pomocą skrzynki e-mail sygnalista@kpmg.pl można dokonać zgłoszenia w trybie poufnym lub jawnym. 

Jeżeli wybierzesz tryb anonimowy (zgłoszenie za pomocą formularza elektronicznego) – KPMG nie pozna Twojej tożsamości, może to jednak utrudnić prowadzenie postępowania wyjaśniającego oraz dalszą komunikację. Osobom zgłaszającym w trybie anonimowym, przekazuje się skróconą informację zwrotną, z wyłączeniem informacji poufnych KPMG.

Jeżeli w toku rozpatrywania zgłoszenia anonimowego, w jakikolwiek sposób, bezpośrednio lub pośrednio, zostanie ustalona tożsamość zgłaszającego, nadaje się takiej osobie status sygnalisty oraz obejmuje się taką osobę ochroną przed działaniami odwetowymi, a jej tożsamość jest chroniona analogicznie jak w trybie poufnym.

Tryb poufny oznacza, że zgromadzimy i będziemy przetwarzać dane osobowe, jednak  tożsamość sygnalisty nie zostanie ujawniona nikomu spoza grona osób upoważnionych do przyjęcia zgłoszenia, przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i podjęcia działań naprawczych i dyscyplinarnych. 

Jeżeli dokonujesz zgłoszenia w trybie jawnym, tym samym wyrażasz zgodę na ujawnienie Twojej tożsamości (danych osobowych zawartych w zgłoszeniu) do szerszego grona osób, wskazanych przez Ciebie, w tym np. do osoby, której zarzucasz dokonanie naruszenia lub do osób biorących udział w postępowaniu wyjaśniającym (w szczególności świadków lub osób poszkodowanych). Takie ujawnienie może się przyczynić do usprawnienia przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. 

Za pośrednictwem Formularza możesz zgłosić naruszenia, do których doszło w następujących podmiotach KPMG:

• KPMG sp. z o.o.;
• KPMG Audyt Services sp. z o.o.;
• KPMG Audyt sp. z o.o.;
• KPMG Audyt sp. z o.o. sp. k.;
• KPMG Usługi Księgowe sp. z o.o.;
• KPMG Advisory sp. z o.o.;
• KPMG Advisory sp. z o.o. sp. k.;
• KPMG Tax sp. z o.o.;
• KPMG Tax M. Michna sp. k.;
• KPMG Law Stopyra Szczodra sp. k.;
• Fundacja KPMG w Polsce.

Niezależnie od uprawnienia do zgłoszenia naruszenia wewnętrznie do KPMG, zgłaszający ma także prawo dokonania zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego w dziedzinie prawa, której dotyczy zgłaszane naruszenie; a także – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. Procedury zgłaszania naruszeń do Rzecznika Praw Obywatelskich, do organów publicznych i instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej są udostępniane przez te podmioty na ich stronach internetowych, w Biuletynie Informacji Publicznej. Zgłaszający uzyskuje status sygnalisty w KPMG w momencie przedstawienia KPMG zaświadczenia o podleganiu ochronie od Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego.

• Podmiot KPMG, którego dotyczy zgłoszenie („KPMG”) jest administratorem Twoich danych osobowych. Z KPMG można skontaktować się wysyłając pismo na adres siedziby: ul. Inflancka 4A, 00-189 Warszawa.
• KPMG wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować w sprawach ochrony danych osobowych poprzez wysłanie wiadomości na adres e-mail: dpo@kpmg.pl.
• Dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach i w oparciu o wskazane niżej podstawy prawne: 

• Odbiorcami Twoich danych osobowych będą:
  • inne Podmioty KPMG, wyłącznie w sytuacji, gdy w toku prowadzonego postępowania wyjaśniającego zostanie ustalone, że zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w innym Podmiocie KPMG ;
  • podmioty, które na podstawie umów, świadczą na rzecz KPMG lub Podmiotów KPMG usługi wsparcia infrastrukturalnego, usługi doradcze, prawne oraz w zakresie ochrony danych osobowych, a także podmioty będące dostawcami systemów informacyjnych, oprogramowania i aplikacji oraz infrastruktury informatycznej, a także podmioty świadczące usługi serwisowe w zakresie IT.
• Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
• W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:
  • dostępu do treści swoich danych osobowych danych osobowych, ich sprostowania, a także ich przenoszenia oraz do usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania;
  • wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych);
  • (opcjonalnie) prawo do wycofania zgody na przetwarzanie, sposób wycofania zgody wskazany jest w miejscu, w którym możesz jej udzielić.
• Podanie danych jest dobrowolne i nie stanowi warunku przyjęcia Twojego zgłoszenia. Jeśli nie podasz nam swoich danych kontaktowych, nie będziemy mogli potwierdzić przyjęcia zgłoszenia oraz informować o przebiegu naszych działań, związanych z tym zgłoszeniem.