Ólgusjór framundan
Við heyrum því oft haldið fram að rekstrarumhverfi skipulagsheilda standi frammi fyrir fordæmalausum breytingum á komandi árum. Þetta er að sjálfsögðu ekki nýtt viðhorf og má segja að allt frá iðnbyltingu hafa reglulega komið fram á sjónarsviðið tækni- og þjóðfélagsbreytingar sem hafa umbylt eldri rekstrarmódelum og neytt skipulagsheildir til að aðlagast.
En hraði breytinga hefur verið að aukast sem býr til nýjar áskoranir fyrir skipulagsheildir. Gervigreindarbyltingin sem nú er hafin, óstöðugleiki í efnahagsmálum og stjórnmálum heimsins, gríðarmiklar lýðfræðilegar breytingar og öldrun mannkyns eru dæmi um ytri áhrifaþætti sem hafa í dag mikil áhrif á rekstrarumhverfi skipulagsheilda og munu hafa enn meiri áhrif á komandi árum.
Í heimi sífellt örari breytinga hefur aðlögunarhæfni skipulagsheilda sjaldan verið mikilvægari. Mótun skýrrar stefnu til framtíðar og innleiðing þeirrar stefnu er það ferli sem skipulagsheildir beita til að laga sig að breytingum í sínu umhverfi. En við þekkjum það öll sem einstaklingar að það er mun auðveldara að ákveða að gera eitthvað en raunverulega gera það. Mótun skýrar stefnu er mjög mikilvægt skref í átt til umbreytinga, en það er einungis fyrsta skrefið. Raunverulegar breytingar á starfseminni kalla á árangursríka og skilvirka innleiðingu stefnunnar, en þar liggur oftast aðalvandinn.
Af hverju er svona erfitt að breytast?
Rannsóknir fræðimanna á liðnum áratugum draga upp heldur dökka mynd af árangri skipulagsheilda í innleiðingu stefnu og sýna niðurstöður oftast að mikill meirihluti innleiðinga skilar ekki tilætluðum árangri. Fyrir því eru fjölmargar ástæður en að mínu mati eru þrjár sem þarf að veita sérstaka athygli.
Í fyrsta lagi má nefna togstreituna sem ríkir milli nútíðar og framtíðar. Stefna skipulagsheilda snýst um framtíðina og þá þætti starfseminnar sem stjórnendur vilja þróa til betri vegar. En nútíminn er oftast gríðarlega frekur á tíma og athygli stjórnenda. Þegar daglega hringiðan fangar huga stjórnenda og starfsfólks gefst ekki nægur tími til að horfa lengra fram á veginn. Það veldur því að tímalínur stefnuinnleiðingar lengjast og árangur af umbreytingum lætur á sér standa.
Í öðru lagi má nefna tilhneigingu stjórnenda til að vanmeta umfang breytinga og ofmeta breytingarhæfni sinna skipulagsheilda. Þegar þessi hugsunarháttur er ríkjandi er hætt við því að unnið verði í of mörgum verkefnum í einu. Það getur valdið því að starfsfólk og stjórnendur eru með of marga bolta á lofti og þarf að hlaupa úr einu verkefni í það næsta. Í hvert sinn sem á svo að endurræsa verkefni tapast dýrmætur tími. Besta leiðin til að afkasta miklu til lengri tíma er að vinna í færri verkefnum í einu og klára þau tímanlega. Skipulagsheildir þurfa því að forgangsraða og það kallar oft á erfiðar ákvarðanir.
Í þriðja lagi er oft á tíðum skortur á skýrri nálgun við innleiðingu stefnunnar. Þegar stefnuinnleiðing fylgir skýrri aðferðafræði verður meiri fyrirsjáanleiki í starfseminni og stjórnendur og starfsfólk skilja betur hvernig breytingar komast á dagskrá og til framkvæmda. Stefnutakturinn sem verður til þegar unnið er eftir skýrri aðferðafræði fangar m.a. markmiðasetningu, forgangsröðun verkefna, eftirlit með framvindu, tengingu við fjárhagsáætlun og samþættingu á verkefnum sviða og deilda við markmið heildarinnar.
Tíminn er dýrmætasta auðlindin
Þær skipulagsheildir sem ná bestum árangri í innleiðingu stefnu, og sýna þar með bestu aðlögunarhæfnina, eru meðvitaðar um þessar hættur. Þær gefa sér tíma reglulega til að endurmeta stöðuna, horfa til framtíðar og setja sér skýr markmið. Þær leggja raunsætt mat á eigin getu, forgangsraða verkefnum út frá markmiðum og vinna markvisst að því að efla sína hæfni til breytinga. Og loks tileinka þær sér skýra aðferðafræði í sinni stefnuinnleiðingu sem býr til fyrirsjáanlegan takt innan starfseminnar.
Innleiðing stefnu snýst á endanum um forgangsröðun á tíma og fjármagni. Dagleg viðfangsefni taka nær alltaf yfirgnæfandi meirihluta af tíma stjórnenda og starfsfólks. Í þeim ólgusjó örra breytinga, sem virðist kominn til að vera, er mikilvægara en nokkru sinni fyrr að nýta tímann til þróunar á starfseminni eins vel og kostur er.