Suomi

Tiedot

  • Palvelu: Neuvontapalvelut, Risk & Compliance, Management Consulting, Toiminnan uudistamisen palvelut, Organisaation suorituskyvyn parantaminen
  • Toimiala: Teollisuus, Kaivostoiminta, Luonnonvarat, Kuljetus ja logistiikka
  • Aihealue: Case study, Julkaisusarja
  • Päivämäärä: 14.6.2013

Hankintatoimi kilpailukyvyn vahvistajana 

Michael Frei - Jani Liimatainen
Hankintatoimen merkitys yrityksissä on kasvanut viime vuosien aikana, kertoo KPMG:n Jani Liimatainen. Outotecin Michael Frei on kehittänyt yhtiön hankintaa nyt kolme vuotta. Avainasemaan hän nostaa yhteistyön.

Aurinko paistaa Outotecin tiloihin Espoossa. Mineraali- ja metallinjalostusteknologiayhtiön hankintajohtaja Michael Frei on niin ikään aurinkoisella tuulella, ja hänen kätensä halkovat ilmaa innokkaasti. Innostuksen syy on yksinkertainen – Frei kertoo työstään Outotecillä.


– Outotec on perinteisesti ollut taktinen ostaja. Tehtäväni on kehittää hankinnasta yhtiölle kilpailukykyä. Suhtaudun työhöni intohimoisesti. Voisin jopa sanoa rakastavani sitä, Frei sanoo hymyillen.


Innostus ei kulje vasten valtavirtaa, sillä hankintatoimen merkitys yrityksille on kasvanut viime vuosina merkittävästi. Aiemmin lähinnä hallinnollinen toiminto on muuttunut strategisemmaksi toiminnaksi, jolla tuetaan kannattavuutta ja innovaatioita.


– Vielä viisi vuotta sitten Suomessa oli vain kourallinen yrityksiä, jotka panostivat hankintaan ja todella tekivät sen hyvin. Nyt hankintatoimeen on investoitu liki joka firmassa ja siihen rekrytoidaan lisää ihmisiä, kertoo KPMG:n Hankintatoimen ja toimitusketjun hallinnan neuvonantopalveluista vastaava Jani Liimatainen.


Hankintatoimi on kehittynyt pelkästä operatiivisesta ostamisesta eteenpäin. Nyt keskeistä on löytää paitsi oikeat komponentit ja toimittajat myös toimia yhdessä myynnin, tutkimus- ja kehityspuolen sekä asiakkaiden kanssa.


Resurssien tehokasta käyttöä

Alasta riippuen hankinnat vastaavat noin 40–80 prosenttia yhtiön kokonaiskustannuksista. Hankintatoimella on siis selkeä tulosvaikutus.


– Monesti leikkaamalla kuluja vain viisi prosenttia voi tuplata liiketoiminnan tuloksen, Liimatainen kertoo.


Liimataisen mukaan pienet ja keskisuuret yritykset keskittyvät hankinnassa lähes yksinomaan menojen pienentämiseen. Isommat, Outotecin kaltaiset yritykset tähtäävät hankintojen tehostamisella koko yrityksen toiminnan ja kyvykkyyden kestävään parantamiseen.


– Meille kyse on ensisijaisesti kannattavan kasvun tukemisesta pitkällä aikavälillä, ei niinkään kulujen leikkaamisesta. Samalla vaikutamme myös innovaatioihin, toimitusaikoihin ja muihin vastaaviin seikkoihin. Toisin sanoen siis koko yhtiön tarjontaan, Frei kertoo.


Hankintatoimen hyödyt kantavat kuitenkin myös raha-asioita pidemmälle. Outotecille kyse on aina myös resurssien ympäristöystävällisestä ja tehokkaasta käytöstä. Toimitusketjut pyritään rakentamaan pitkäikäisiksi, jotta alihankkijoiden terveys-, turvallisuus- ja ympäristöasioihin voidaan vaikuttaa.


Huomioi riskit

Hankintatoimen hallinta on monen osasen yhteensovittamista, mikä tekee siitä haasteellista. Viime vuosien aikana kerrointa on lisännyt myös taloustilanne.


– Hankinnan hallinta on jatkuvaa kysymysten esittämistä. Mitkä ovat vaikutukset toimittajiimme, jos asiakkaiden tilaukset myöhästyvät paljon tai peruuntuvat? Kuinka suuri on riskimme silloin? Nämä asiat pitää miettiä ja hallita huolella sekä huomioida myös sopimuksissa, Frei painottaa.


Liimataisen mukaan hankintatoimen painopiste on siirtymässä kysynnän hallintaan. Olennaista on ymmärtää mihin ja miksi kysyntä liikkuu. Tätä varten kannattaa miettiä erilaisia hankintaskenaarioita sekä säilyttää mahdollisuudet nopeisiin muutoksiin hankintaketjussa.


– Hankintojen riskejä tarkastellaan usein vain lähimpien toimittajien kannalta. On tärkeää kuitenkin huomioida myös toimitusketjujen eri tasot, koska näin pystytään paremmin varautumaan häiriöihin. Liiketoiminnalliselta kannalta on yhtä keskeistä tunnistaa myös asiakkaista toimitusketjulle aiheutuvat riskit, Liimatainen sanoo.


Outotecilla haastetta lisää myös liiketoiminnan projektipainotteisuus. Kysynnän vaihteluihin pitää pystyä reagoimaan sekä nousun että laskun aikoina. Tämä merkitsee sitä, että kumppanuussuhteiden merkitys korostuu ja niitä on osattava rakentaa pidempikestoisiksi.


– Kriittisissä tapauksissa on keskityttävä vain muutamiin kumppaneihin. Näin voidaan minimoida riskit myös alihankkijoiden alihankkijoissa. Olemme myös kehittäneet globaalia toimitusketjua, jotta voimme vastata paremmin heilahteluihin, Frei kertoo.


Varovaisuutta tulee noudattaa kuitenkin myös pitkien suhteiden luomisessa. Jos pitkäaikainen suhde lipsahtaa liiallisen riippuvuuden puolelle, muuttuu hyväkin suhde lopulta rasitukseksi.


– Kaikkia munia ei kannata laittaa samaan koriin. Kyse on aina kokonaisvaltaisesta riskien tunnistamisesta. Identifioimme bisneskriittisimmät elementit ja keskitymme niihin. On myös hyväksyttävä, että kysyntää ja jakelua ei voi hallita kaikilla tasoilla, Frei sanoo.


Mitä tulevaisuus tuokaan?

Kun Frei aloitti tehtävässään 2010, oli hankinta vielä pitkälti projektikohtaista ja muutamaan maahan keskittyvää. Taktisista ostoista vastasi muutama henkilö, strategisista ostoista huolehti myynti. Tästä on päästy pitkälle, mutta Frein mukaan edessä on yhä paljon töitä.


– Outotec on kasvanut yritysostojen kautta. Yhtenäinen, kokonaiskuvaa katsova malli on puuttunut, mutta olemme kuitenkin jo ottaneet aimo harppauksen siiloutuneesta toiminnasta eteenpäin.


Frein mukaan kyseessä ei ole ollut virheellinen tapa toimia. Yhtiön ollessa pienempi hankintamenetelmät olivat syystäkin erilaisia. Mutta vanha hyvä tapa ei välttämättä toimi hurjan kasvuspurtin ottaneessa, globaalisti toimivassa yhtiössä.


– Yhtiön on yksinkertaisesti muututtava kasvun mukana. Toimitusjohtajamme näki, että hankintaan on keskityttävä, sillä sen avulla parannetaan monen asian mosaiikkia. Hankintaa pidetään myös esimerkkinä, jolla halutaan innostaa muita miettimään asioita uudella tavalla.


Hankinta ei kuitenkaan yksin muuta yrityksen toimintaa, ja tärkeimmäksi yksittäiseksi onnistumistekijäksi Frei nostaakin yhteistyön. On tehtävä tiivistä yhteistyötä eri osastojen kanssa. Lisäksi olennaista on investoida osaaviin ihmisiin.


– Yksin emme saa käännettyä ruoria. Kriittinen massa täytyy saada mukaan, eli tarvitsemme ihmisiä, jotka osaavat ja ovat innostuneita johtamaan muita, Frei määrittelee.


– Taitavia hankinta-alan ammattilaisia ei kuitenkaan voi shopata, vaan he ovat harvassa. Heillä pitää olla monenlaisia taitoja, ja heitä pitää kierrättää eri osastoilla. Vaikka tämä vie aikaa, on se erityisen tärkeää nyt kun hankintatoimessa korostuu aiempaa enemmän yhteistyö muiden osastojen kanssa, Liimatainen sanoo.


Haastattelun lähestyessä jo loppuaan Frei on edelleen innoissaan aiheesta. Hän selittää paloaan alalle kertoen, että hankintatoimi on jo itsessään erittäin kiinnostavaa, mutta tenhoa lisää sen käymistila.

– Kolme vuotta sitten tilanne oli aivan erilainen kuin nyt. Ja kolmen vuoden päästä olemme uskoakseni jälleen uudenlaisten haasteiden edessä. En melkein malta odottaa, mitä tulevaisuus tuo tullessaan, Frei sanoo ja hymyilee.

 

Artikkeli on alunperin ilmestynyt VIEW 2/2013 -asiakaslehdessä.

 

Teksti: Eeva Ahotupa
Kuvat: Riku Isohella

 

Jaa sisältö

Share this

Michael Frein vinkit hyvään hankintaan

  1. Ymmärrä liiketoiminnan tarpeet. Selvitä, mikä on hankinnan merkitys yritysten tavoitteiden saavuttamisessa ja priorisoi sen mukaan.
  2. Panosta yhteistyöhön. Hankinta on toimintaa monen eri tahon kanssa, eikä sitä voi hoitaa hyvin ilman toimivaa yhteistyötä sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien kanssa.
  3. Investoi ihmisiin. Hankinnassa tarvitaan monenlaista osaamista, joten kannattaa etsiä ympärilleen kyvykkäitä ihmisiä, jotka ymmärtävät kohdat 1 ja 2.