Nederland

Optimaal benutten inkoopfunctie 

Hoe functioneert uw inkoopfunctie? Levert deze genoeg kostenbesparingen op en draagt deze bij aan de realisatie van uw organisatiedoelstellingen? De inkoopfunctie krijgt in de publieke sector steeds meer aandacht van bestuurders, beleidsmakers en managers. Door deze toegenomen interesse krijgt inkoop steeds meer de strategische rol die deze functie verdient. 
afbeelding Optimaal benutten inkoopfunctie

De huidige economische situatie werkt bovendien als een katalysator voor deze ontwikkeling, aangezien zij van organisaties vraagt om kritisch naar het uitgavenpatroon te kijken en zo kostenbewust mogelijk in te kopen. De verantwoordelijkheid van (semi)overheidsorganisaties bestaat echter niet alleen uit het inkopen tegen een zo laag mogelijke prijs. Waarden als duurzaamheid, rechtmatigheid, integriteit en zelfs het markteffect van de overheidsaankopen dienen meegenomen te worden in  elke inkoopafweging.

 

Inkoop: winst pakken en waarde creëren
Wanneer u uw inkoopfunctie optimaal wilt laten functioneren, dient u allereerst te bepalen wat de inkoopfunctie kan bijdragen aan uw organisatiedoelstellingen. Een logisch startpunt is het in kaart brengen en hierna analyseren van recente uitgaven van uw organisatie middels een gedegen spend-analyse in combinatie met een op de toekomst gerichte doorlichting van de inkoopfunctie. Hiermee kunt u bepalen welke lessen u kunt trekken uit uw inkoopgedrag, wat u in de toekomst zou kunnen besparen en welke positionering en structuur van de inkoopfunctie hiervoor het best passend is. Hierdoor bent u in staat weloverwogen de volgende stappen te zetten, zowel in het realiseren van een substantiële bijdrage aan kostenbesparingen als in het verder professionaliseren van de inkoopfunctie.

 

Inkoop kan een substantiële bijdrage leveren aan kostenbesparingen
We ondersteunen organisaties bij het verkrijgen van inzicht in de wijze waarop de kosten van een organisatie worden gemaakt. Het realiseren van die besparingen vraagt eerst om dit inzicht en om een zakelijke benadering van inkoopvraagstukken. Het uitvoeren van een gedegen spendanalyse is daarbij essentieel: via marktverkenningen kan men daarmee analyseren wat het besparingspotentieel voor specifieke inkoopsegmenten is.

 

De huidige economische situatie vraagt van organisaties in de publieke sector om alle zeilen bij te zetten. Naast het reduceren van fte's wordt ook nadrukkelijk het uitgavenpatroon kritisch bezien. De inkoopfunctie kan hierbij een substantiële bijdrage leveren door inzichtelijk te maken welke kosten de organisatie maakt en welke besparingen er mogelijk zijn.

 

Een eenvoudige manier van besparen is om de inkoopvolumes binnen de organisatie te bundelen en daarmee lagere kosten te bedingen. Bovendien bespaart de organisatie zich ook het meermalen doorlopen van inkoop- en betaaltrajecten. Het mes snijdt dus aan twee kanten. Inzicht in de uitgaven kan ook leiden tot het beëindigen van bepaalde inkoopcontracten. Dit omdat er bijvoorbeeld voor één type product meerdere leveranciers blijken te zijn of omdat inkopen buiten de raamovereenkomsten om worden gedaan. Tot slot zou het inzicht ook kunnen leiden tot het aanpassen van de mandaatregeling voor budgethouders als maatregel om zo de grip op de uitgaven te vergroten.

 

KPMG helpt u uw inkoopfunctie optimaal te benutten
Een geoptimaliseerde inkoopfunctie leidt tot significante kostenbesparingen en levert een significante bijdrage aan het realiseren van uw organisatiedoelstellingen. Aan de basis van het optimaliseren van uw inkoopfunctie dient een gedegen analyse te liggen. Een analyse die verder kijkt dan winst alleen. KPMG helpt u daarbij graag, alsook bij het vervolgens vertalen van de analyse naar een concreet ontwikkelplan.

 

Lees meer over onze aanpak voor de doorontwikkeling van de inkoopfunctie.

 

De dienstverlening en expertise van KPMG
KPMG biedt dienstverlening op het gebied van audit, tax en advisory. Wij werken voor een brede groep opdrachtgevers binnen en buiten de publieke sector. Inkoopvraagstuken benaderen wij met een multidisciplinaire aanpak. Onze professionals blinken uit in hun specialisme, maar werken tegelijkertijd nauw samen om zo de toegevoegde waarde te bieden die het onze cliënten mogelijk maakt te excelleren in hun omgeving. Daarbij putten we uit een rijke bron van kennis en ervaring, wereldwijd opgedaan in de meest uiteenlopende organisaties en markten.

 

Wij werken graag samen met u aan het laten excelleren van uw inkoopfunctie. Zo kunnen wij u ondersteunen bij onder meer:

 

  • het uitvoeren van spendanalyses;
  • het opstellen van business cases;
  • het (her)ontwerpen van de inkoopfunctie;
  • het (her)ontwerpen van de inkoopprocessen;
  • het invoeren van e-procurement;
  • het uitvoeren van integriteitsmetingen en -trainingen;
  • het adviseren over duurzaam inkopen;
  • het uitvoeren van sourcingstoetsen;
  • het begeleiden van het veranderingstraject van de inkoopfunctie.

 

Relevante publicaties:

  • Public controller gebaat bij professionele inkoop 

   Dit artikel is geschreven door Huibert Koevoets, ( 117 kB). 

   Het verscheen in het ControllersMagazine van maart 2010.

 

  • Inkoop is echt mensenwerk!
    De inkoopfunctie is voortdurend aan veranderingen onderhevig. Wij publiceren regelmatig over de observaties die wij tijdens onze inkoopopdrachten doen. Naast de KPMG publicaties doen we dit ook in vakbladen. Een voorbeeld  hiervan is onze column in het blad inSkoop, het inkoopblad voor de zorgfunctie van de NEVI.

    'Hoe is de inkoopfunctie in uw ziekenhuis gepositioneerd?'. (inSkoop 1, 2009) ( 259 kB).

    'Inkoop is echt mensenwerk. Hoe makkelijk bouwt u relaties?'. (inSkoop 4, 2009) ( 46 kB).

 

 

 

 

Contact

Huibert Koevoets

 

 (070) 338 2120

 Huibert Koevoets

 

 

Paul Dijcks, partner

 

 (070) 338 2120

 Paul Dijcks

Waar kan ik terecht voor meer informatie?

 

Heeft u vragen over het onderwerp inkoop en bent u benieuwd naar wat KPMG kan betekenen voor uw organisatie, neem dan contact op met Huibert Koevoets.

 

Voor informatie over inkoop in de (semi-)overheid kunt u contact opnemen met Paul Dijcks.