Ved salg af varer og ydelser uden moms til kunder i andre EU-lande er det et krav, at kundens momsnummer anføres på fakturaen. I forbindelse med en ændring af momsbekendtgørelsen bliver dokumentationskravene skærpet.
Virksomheder skal ved bogføring (debitorkartotek) dokumentere kundernes udenlandske momsnumre.
SKAT har i den forbindelse den 4. januar 2013 udsendt et nyhedsbrev til virksomhederne. Det fremgår af nyhedsbrevet, at det vil være en overtrædelse af bogføringspligten, hvis virksomheden slet ikke bogfører kundernes momsregistreringsnumre, eller hvis leverandøren hverken har verificeret eller på anden vis kan dokumentere de bogførte momsregistreringsnumre i fornødent omfang. SKAT kan dog acceptere, at en dansk leverandør, frem for at tage et skærmprint af hver enkelt forespørgsel i VIES om momsregistreringsnumre, noterer forespørgselsnumrene, f.eks. i et regneark.
Forespørgsel til VIES-systemet kan foretages via TastSelv.
Det bemærkes, at VIES p.t. ikke giver adgang til at se navne og adresser i tilknytning til tyske eller spanske momsregistreringsnumre.
Verifikation af navne og adresser i Tyskland må derfor ske ved enten at anmode tyske kunder om en erklæring om momsregistrering fra de tyske skattemyndigheder eller ved at kontakte SKAT pr. mail.
Spanske navne og adresser, der er oplyst fra en anden kilde end VIES, kan indtastes for at få svar på, om momsregistreringsnummeret er gyldigt.