Whistleblower-ordninger har længe været kendt i de private virksomheder, men er nu i færd med at brede sig til den offentlige sektor. Her bruges ordningen, så medarbejdere har mulighed for at videregive information om f.eks. manglende efterlevelse af juridiske forpligtelser, bestikkelse, fare for enkeltpersoners sundhed og sikkerhed, fare for miljøet, grove tilfælde af omsorgssvigt og lignende – uden at frygte negative ansættelsesretlige reaktioner, og så borgerne i sidste ende får en tilfredsstillende service.
I praksis fungerer en whistleblower-ordning sådan, at medarbejderne anonymt og ikke mindst uden fare for repressalier kan rapportere om ulovligheder – eller mistanke herom – til en intern eller ekstern undersøger.
Man kan hævde, at en whistleblower-ordning ideelt set ikke burde være nødvendig, hvis det normale ledelses- og kommunikationssystem fungerer. Men stadig flere vælger ordningerne til. Ikke mindst i store hierarkiske organisationer kan en whistleblower-ordning have sin berettigelse, så man hindrer, at advarsler drukner i tunge arbejdsgange og -processer.
Udfordringen er at skabe et system, der fungerer. Et system der passer til organisationens størrelse, som der er tillid til, og som bliver brugt. Udfordringen er imidlertid også at skabe et system, der ikke kommer til at fungere som arnested for en chikanekultur. For at realisere disse to mål skal der være fokus på såvel den værdidiskussion, der er afgørende for medarbejdernes forståelse for og håndtering af whistleblower-systemet, som selve den praktiske implementering af systemet.
- Begynd med en analyse af risici, behov, styrker og svagheder m.v.
Ordningen skal organiseres og tilpasses behovet. Det er mere end en hotline.
- Vælg det rigtige setup, der passer til størrelse, branche m.v.
Det er ikke et standardkoncept, der kan kopieres fra en branche til en anden.
- Etabler indberetningskanaler
Find f.eks. en nøglemedarbejder, der ikke får sin karriere i klemme.
- Overvej evt. ekstern indberetning
Ordningen kan også etableres med brug af eksterne virksomheder.
- Udarbejd en whistleblower-manual
Beskriv hvordan ordningen fungerer, hvad der sker, når man foretager en indberetning i systemet m.v.
- Nedsæt en whistleblower-komité
Bestå af få personer, men det skal være de rigtige personer, der behandler henvendelserne.
- Anmeld ordningen til Datatilsynet
Det er et krav. Få styr på de juridiske aspekter.
- Få medarbejderne med, men ledelsen forrest
Mål evt. kendskab og tillid til ordningen i interne medarbejderundersøgelser.
- Kommunikationen skal fungere
Alle skal vide, at ordningen findes, hvorfor og hvor den findes, samt hvordan man benytter den.
- Tillid er en værdi
Den væsentligste forudsætning er, at der blandt medarbejderne er tillid til systemet. Det bygger på tillid til dem, der indfører, administrerer og håndterer ordningen.