Dette stiller krav til effektiv og professionaliseret projektstyring med henblik på at minimere risikoen for budgetoverskridelser, negativ omtale, mangelfulde leverancer m.v.
Erfaringsmæssigt viser det sig, at organisationer kan have en række udfordringer med styring af interne udviklings- og implementeringsprojekter, herunder:
- Dårlig forventningsafstemning grundet uklare mål og udbytter
- Manglende kompetence i projektstyring
- Manglende fokus på gevinstrealiseringen fra start til slut
- Projekter bliver ikke formelt afsluttet - og den organisatoriske forankring glipper
- Ledelsens fokus og commitment mistes undervejs i projektforløbet
- Intern modstand mod de forandringer projektet vil medføre.
For at minimere risici er det vigtigt at have fokus på en effektiv, struktureret og formaliseret projektstyring. Væsentlige elementer i en sådan projektstyring er beskrevet nedenfor.
KPMG har, på baggrund af erfaringer fra mange internationale projekter, udviklet en gennemtestet og praktisk funderet projektstyringsmetode, der sikrer en effektiv og professionaliseret projektstyring. Metoden bygger på de centrale principper fra den anerkendte PRINCE2 metodik og fokuserer på gevinstrealisering og organisatorisk forankring. Metodens centrale fokusområder er illustreret i figuren.
Kendetegn for projekter gennemført i henhold til vores metode er:
- Klart definerede mål og formål med projektet, som er godkendt af ledelsen (Business Case) og i overensstemmelse med virksomhedens strategiske målsætninger
- Gennemarbejdet projekt- og tidsplan (Business Case) der løbende ajourføres i forhold til realiseret fremdrift
- Realistisk ressourceplan (Business Case) der vurderes og tilpasses i takt med projektets gennemførelse
- Løbende gennemgang og revurdering af projektberettigelse og målopfyldelse (value gateways). Skal sikre et konstant fokus på, hvorvidt forventede gevinster fortsat kan realiseres
- Forandringsstyring, der sikrer en succesfuld implementering
- Struktureret overdragelse af projektet til forretningen
- Risikovurdering, der sikrer rettidig identifikation og adressering af barrierer og udfordringer
- Fast inddragelse af ledelsen til sikring af fortsat fokus og commitment.
Værdierne ved effektiv projektstyring er mange. Ud over de traditionelle som overholdelse af tid, kvalitet og økonomi vil der være fokus på løbende vurdering og revurdering af mål og leverancer samt projektets fortsatte relevans ved ændringer i organisationen. Desuden sikres en optimal ressourceallokering, en styrket koordination mellem delprojekter og en synliggørelse af kritiske afhængigheder til andre projekter i organisationen, hvorfor dobbeltarbejde og overlap minimeres.