Reglerne i tjenesterejseaftalen omhandler kun de merudgifter til transport, som tjenesterejsen har medført. En ansat udfører normalt sit arbejde på det faste tjenestested. Hvis arbejdet skal udføres på et andet sted, foreligger der en tjenesterejse, og tjenesterejsen skal være et nødvendigt led i arbejdet. Vurderingen af om dette er tilfældet, foretages af skolen.
Som udgangspunkt er det offentlige transportmidler, der skal anvendes til tjenesterejser, da dette formodes at være billigst. Institutionen kan dog tillade, at den ansatte benytter privat transportmiddel ud fra en samlet vurdering. Dette betyder, at benyttelse af egen bil kræver en forudgående godkendelse.
Udbetalingen af kørselsgodtgørelse ved brug af egen bil sker med en lav eller en høj takst. Hovedreglen er, at kørsel udbetales med den lave takst. Ved udbetaling af godtgørelse til den høje takst skal der udfærdiges en skriftlig bemyndigelse. Kørselsbemyndigelser kan udarbejdes, hvis stillingen kræver regelmæssig kørsel af større omfang eller speciel art. Institutionen bør udarbejde retningslinjer for, i hvilket tilfælde der kan udstedes kørselsbemyndigelser til den høje takst. Kørselsbemyndigelserne skal være personlige og være begrænset til, hvilke typer af tjenesterejser bemyndigelsen omfatter.
Satserne reguleres i statsreguleringscirkulæret. Satserne er identiske med de skattemæssige satser, og for 2012 er satserne følgende:
- Kørsel til den lave sats 2,10 kr. pr. km
- Kørsel i henhold til bemyndigelse:
- indtil 20.000 km i et kalenderår 3,80 kr. pr. km
- ud over 20.000 km i et kalenderår 2,10 kr. pr. km
Hvis en institution har udbetalt en kørselsgodtgørelse, som ikke opfylder betingelserne for skattefrihed, skal godtgørelsen medregnes til den personlige indkomst.
Der er en række overordnede betingelser, der skal være opfyldt for at modtage skattefri kørselsgodtgørelse:
- Der skal være tale om erhvervsmæssig kørsel
- Godtgørelsen må ikke overstige Skatterådets satser
- Godtgørelsen må ikke modregnes i bruttolønnen
- Arbejdsgiveren skal føre kontrol ved udbetaling af kørselsgodtgørelsen, herunder særligt en kontrol af at afregningsbilaget indeholder følgende oplysninger:
- modtagers navn, adresse og CPR-nummer
- kørslens erhvervsmæssige formål
- dato for kørslens start og slut
- mål og delmål for kørslen (destination)
- det faktiske antal kørte kilometer
- beregning af kørselsgodtgørelse herunder de anvendte satser.
For at sikre at kravene om indberetningen til SKAT overholdes, bør alle udbetalinger af kørselsgodtgørelse ske gennem lønsystemet – og ikke via kassen m.v. Alle køresedler bør godkendes af en bemyndiget person inden udbetaling.
Kontakt KPMG hvis du har spørgsmål eller brug for vejledning.