Derfor er det vigtigt at starte i god tid, med at foretage en god planlægning og gøre et grundigt forarbejde.
Men ikke alle indkøb skal i udbud. Så før den tunge proces sættes i gang, kan det med fordel tjekkes om institutionens indkøb kan foretages på en rammeaftale hos SKI eller Statens Indkøb. Udbudspligten bortfalder nemlig, hvis indkøbet af varer og tjenesteydelser sker fra de virksomheder, der er valgt som leverandører på en af rammeaftalerne.
Rammeaftalerne hos SKI og Statens Indkøb udbydes på vegne af hele den offentlige sektor, herunder de selvejende institutioner, og staten. Det er dog frivilligt for de selvejende institutioner, om de vil tilslutte sig indkøbsaftalerne hos SKI eller Statens Indkøb.
Hvis institutionen ikke er tilsluttet indkøbsaftalerne eller den ønskede tjeneste ikke er omfattet af en rammeaftale hos SKI eller Statens Indkøb, og hvis indkøbets værdi overstiger 500.000 kr., skal indkøbet i nationalt udbud eller EU-udbud.
Ved nationale udbud er der en pligt for offentlige myndigheder til at annoncere indkøb af varer og tjenesteydelser mellem 500.000 kr. og EU's tærskelværdi.
Annonceringspligten indebærer, at myndigheden som minimum offentliggør en annonce, der indeholder en beskrivelse af opgaven, tildelingskriterier, evt. krav til tilbudsgiveren, kontaktperson og tidsfrist.
Et indkøb skal i EU-udbud, når en ydelses samlede kontraktværdi skønnes at overstige en given tærskelværdi. Tærskelværdien på varer og tjenesteydelser i 2012/13 er for de selvejende institutioner på 1.489.820 kr.
EU-udbuddet skal følge de principper, der ligger fast for en EU-udbudsprocedure. De grundlæggende principper i EU-traktaten om ligebehandling, gennemsigtighed m.v. skal respekteres, og det er vigtigt at være omhyggelig med udarbejdelse af udbudsmaterialet.
En fase, der ofte "overses" eller måske slet ikke overvejes, er en foranalyse. En foranalyse kan give besparelser i sidste ende, fordi analysen kan indikere, på hvilket niveau eller hvilket omfang den pågældende ydelse er nødvendig. Foranalysen skaber med andre ord et solidt grundlag for det indkøb, der skal gøres.
Ofte kopieres et tidligere udsendt udbudsmateriale, men behovet eller omstændighederne for ydelsen har måske ændret sig siden sidste udbudsrunde. Der kan også være kommet ny lovgivning på det pågældende område eller indført en ny strategi, der betyder, at behovet for kvantitet eller kvalitet er ændret. En foranalyse vil derfor være en god idé, hvis ydelsen skal matche krav og forventninger og ikke mindst give budgetsikkerhed.