Nye mere lempelige vilkår for opbevaring af bogføringsmateriale i udlandet 

Virksomhederne kan spare mange ressourcer ved at centralisere bogføringsmaterialet på en server ét sted, og derfor er der mange, der har søgt om dispensation til at kunne opbevare bogføringsmaterialet i udlandet. Indtil videre er dispensationer kun blevet givet under særlige omstændigheder. 

Opbevaring i Danmark og de nordiske lande

Bogføringsmaterialet skal som udgangspunkt opbevares i Danmark. Materialet kan dog også opbevares i de nordiske lande, hvis

• materialet opbevares i overensstemmelse med bogføringsloven
• materialet til enhver tid kan fremskaffes
• eventuelle beskrivelser af benyttede systemer og eventuelle adgangskoder m.v. opbevares i Danmark, så de offentlige myndigheder til enhver tid er i stand til at skaffe sig adgang til materialet.

Midlertidig opbevaring uden for Danmark

Midlertidig opbevaring af bogføringsmaterialet uden for Danmark eller Norden for en kortere periode er dog også tilladt. Men det er ikke den kortere periode, der er attraktiv for virksomhederne. Det er den permanente opbevaringsløsning, der virkelig gør en forskel for virksomhederne. Det er ikke blot et ressourcespørgsmål. Ofte er det i praksis ikke hensigtsmæssigt, hvis virksomhederne skal etablere lokale it-løsninger for at kunne leve op til den danske bogføringslov, og heller ikke en løsning virksomhederne vil kalkulere med.

Nye afgørelser fra Erhvervsankenævnet

Med de nye afgørelser fra Erhvervsankenævnet fra december 2012 må det forventes, at det bliver betydeligt lettere at opnå den eftertragtede dispensation. Afgørelserne lægger sig op af de kendelser, som nævnet afgav i juli 2011 samt i 2009 og 2006, og da nævnet med de nye sager nu igen har underkendt Erhvervsstyrelsen, må der forventes en ændring af Erhvervsstyrelsens restriktive praksis.

KPMG kan hjælpe med ansøgning om dispensation

KPMG har stor erfaring med at rådgive om dispensationsmulighederne. Hvis jeres virksomhed overvejer at ansøge om dispensation eller måske tidligere er blevet afvist af Erhvervsstyrelsen, så kontakt os for at høre mere om, hvordan de nye vilkår kan gøre jeres administration og håndtering af regnskabsmateriale lettere, herunder fordelene ved eventuelt at opbevare regnskabsmaterialet på en central server i udlandet, hvis det ikke allerede sker i dag. Vi rådgiver om, hvad der skal til for at opnå en dispensation og de it-mæssige foranstaltninger, der skal foretages for at overholde lovgivningen.