Derudover fastlægger bekendtgørelsen og vejledningen en række praktiske forhold særligt i forbindelse med elektronisk indberetning af årsrapporter. Bekendtgørelsens væsentligste nyheder er følgende:
- Virksomheder i regnskabsklasse C og D skal foretage digital indberetning (XBRL) af årsrapporter for regnskabsår, der slutter i henholdsvis 2013 og 2014, jf. tabellen nedenfor.
- Børsnoterede virksomheder og statslige aktieselskaber skal, efter at deres første årsrapport er indberettet digitalt, også efterfølgende indberette delårsrapporter, herunder halvårsrapporter digitalt.
- IFRS-aflæggere skal uanset regnskabsklasse først foretage digital indberetning af årsrapporter i 2014 (kalenderårsregnskaber).
- Der gives i en ikke nærmere defineret overgangsperiode visse lempelser vedrørende IFRS-virksomheders digitale indberetning, så de alene skal indberette visse dele digitalt.
- Underkoncerner (både regnskabsklasse B og C), der, jf. ÅRL § 112, undlader at udarbejde koncernregnskab for en underkoncern, skal p.t. fortsat indsende koncernregnskabet for den overliggende modervirksomhed i papirformat.
- Virksomheder med atypiske regnskabsposter kan søge om fritagelse for digital indberetning. Det kunne f.eks. være erhvervsdrivende fonde og forsyningsvirksomheder.
Erhvervsstyrelsen har endvidere ved udsendelse af den nye indsendelsesbekendtgørelse udsendt en vejledning (Vejledning til bekendtgørelse om indsendelse til og offentliggørelse af årsrapporter m.v. i Erhvervsstyrelsen samt kommunikation i forbindelse hermed), som bl.a. uddyber reglerne om digital indberetning af årsrapport. I vejledningen giver styrelsen en række kommentarer og fortolkningsbidrag til bestemmelserne i bekendtgørelsen. Bekendtgørelsen og vejledningen kan downloades via nedenstående link:
Kravet om digital indberetning af årsrapporter indfases således:
|
Krav om digital indberetning af årsrapporter
|
Regnskabsklasse B (små)
|
Regnskabsklasse C (mellemstore og store)
|
Regnskabsklasse D (børsnoterede og statslige aktieselskaber) |
|
Frist for seneste overgang til digital indberetning af årsrapporter |
Årsrapporter med en balancedag den
31. januar 2012 eller senere |
Årsrapporter med en balancedag den
1. januar 2013 eller senere |
Årsrapporter med en balancedag den
1. januar 2014 eller senere |
|
Overgang til XBRL ved kalenderårsregnskab |
2012 |
2013 |
2014 |
Indtil det bliver obligatorisk at indberette årsrapporter digitalt for virksomheder omfattet af regnskabsklasse C og D, kan virksomheder frivilligt foretage digital indberetning af årsrapporter efter reglerne i indsendelsesbekendtgørelsen.
Virksomheder, der aflægger IFRS-årsrapport, skal uanset regnskabsklasse følge kravene for digital indberetning af årsrapporter, der gælder for regnskabsklasse D. For IFRS-årsrapporter gælder i en ikke nærmere defineret overgangsperiode, at virksomhederne har mulighed for alene at inkludere følgende minimumsoplysninger i XBRL-filen:
- erklæring fra revisor
- totalindkomstopgørelse (herunder resultatopgørelse)
- balance
- pengestrømsopgørelse.
Hvis en virksomhed har valgt at udarbejde og indberette årsrapporten på dansk og et andet sprog, vil det i en overgangsperiode være tilstrækkeligt, at oplysningerne i XBRL-filen alene præsenteres på dansk. Dette gælder for årsrapporter, som indberettes senest den 31. december 2013.
Efter denne dato skal både PDF-filen og XBRL-filen indeholde begge sprogversioner. Indberetning af tosprogede årsrapporter er muligt via Regnskab Special og system til system-løsningen, jf. nedenfor.
Virksomheder, som ikke har pligt til at foretage digital indberetning, eller som ikke frivilligt vælger at foretage digital indberetning, skal indsende årsrapporter på papir med almindelig post til Erhvervsstyrelsen på følgende adresse:
Erhvervsstyrelsen
Postboks 621
0900 København C.
Endvidere skal årsrapporter eller erstatninger herfor indsendes i papirformat i følgende tilfælde:
- Det overliggende koncernregnskab for modervirksomheder, der udnytter lempelsen for underkoncerner i henhold til årsregnskabsloven § 112
- Indsendelse af årsrapporter for udenlandske virksomheder med filialer i Danmark
- Undtagelseserklæringer i henhold til ÅRL §§ 4-6.
Årsrapporten skal uanset format være forsynet med dokumentation for, at den er udarbejdet og godkendt i overensstemmelse med lovgivningen. Følgende underskriftskrav gælder for årsrapporter, der indsendes/indberettes til Erhvervsstyrelsen:
- På papir: Årsrapporten skal som minimum være forsynet med dirigentens og en eventuel revisors underskrift. Dirigenten for generalforsamlingen bekræfter ved sin underskrift på årsrapporten, at den er godkendt af virksomhedens ansvarlige ledelsesorganer i overensstemmelse med lovgivningens og vedtægternes krav.
- Digitalt: Der er ikke krav om gengivelse af fysiske underskrifter. Den, der indberetter årsrapporten, indestår over for Erhvervsstyrelsen for, at årsrapporten er underskrevet af dirigenten og, hvis krævet, af revisor.
Uanset om årsrapporten indsendes på papir eller indberettes digitalt, skal virksomheden opbevare et fuldt underskrevet eksemplar af årsrapporten.
Digital indberetning kan ske via flere forskellige systemer, Regnskab Basis, Regnskab Special eller Erhvervsstyrelsens system til system-løsning. Hvilket system virksomheden kan og skal anvende afhænger bl.a. af, hvilken regnskabsklasse virksomheden tilhører, og om der er foretaget tilvalg af regler fra en højere regnskabsklasse.
Regnskab Basis er en indtastningsløsning, der er tilgængelig via virk.dk, hvor regnskabsdata efter indtastning konverteres til XBRL-format. Regnskab Basis opstiller den digitale årsrapport og foretager automatisk sammentælling af sumposter.
Løsningen tænkes anvendt af virksomheder omfattet af regnskabsklasse B, som ikke har foretaget tilvalg af bestemmelser i en højere regnskabsklasse eller som har tilvalgt regler fra en højere regnskabsklasse, som er indeholdt i Regnskab Basis eksempelvis tilvalg af en pengestrømsopgørelse. Virksomheder i regnskabsklasse C kan ligeledes vælge at anvende Regnskab Basis, hvis Regnskab Basis indeholder de elementer for regnskabsklasse C, som virksomheden har behov for ved indberetning af årsrapporten. Regnskab Basis indeholder f.eks. mulighed for at tilføje nøgletalsoversigt og pengestrømsopgørelse.
Virksomheder i regnskabsklasse C og D, og virksomheder i regnskabsklasse B der har foretaget tilvalg af bestemmelser fra en højere regnskabsklasse, der ikke dækkes af Regnskab Basis, skal anvende Regnskab Special.
Regnskab Special er en løsning der er tilgængelig via virk.dk, hvor regnskabsdata indberettes til Erhvervsstyrelsen i XBRL-format. Ved anvendelse af denne løsning skal virksomheden selv udarbejde årsrapporten i XBRL-format. Ud over indberetningen af årsrapporten i XBRL-format skal der samtidig indsendes en PDF-fil, hvor virksomhedens årsrapport præsenteres i læsbar skrift. I PDF-filen gives mulighed for at tilpasse virksomhedens præsentation af årsrapporten ved f.eks. indsættelse af logo, billeder og grafer. Denne mulighed gives ikke ved indberetning i XBRL-format.
I stedet for Regnskab Basis eller Regnskab Special kan virksomheder anvende Erhvervsstyrelsens system til system-løsning. System til system-løsningen findes på styrelsens hjemmeside erst.dk. De krav, der gælder for Regnskab Special, gælder tilsvarende for system til system-løsningen. System til system-løsningen kan dog p.t. ikke anvendes til at indberette årsrapporter i Inline-XBRL eller ved indberetning af IFRS-årsrapporter. I disse tilfælde skal virksomheden i stedet indberette i Regnskab Special.
Som en hovedregel gælder, at hvis en virksomheds årsrapport indeholder en specifik regnskabspost, som ikke findes i den digitale indberetningsløsning, skal virksomheden indberette regnskabsposten under en regnskabspost med en bredere benævnelse. Benævnelsen skal dække den pågældende regnskabspost, og specifikationen skal foretages i noterne.
Som en undtagelse gælder, at hvis en virksomheds særlige karakter gør det nødvendigt at tilføje en atypisk regnskabspost i årsrapporten, jf. ÅRL § 23, stk. 4, kan styrelsen fritage virksomheden for digital indberetning efter ansøgning. Da styrelsen løbende opdaterer de digitale indberetningsløsninger, dækker fritagelsen kun for det pågældende regnskabsår. Det er styrelsens vurdering, at virksomheder sjældent vil opfylde betingelserne for fritagelse for digital indberetning.