Schweiz

Herausforderungen 

An mehreren Beispielen wird gezeigt, wie KPMG im Public Sector Unterstützung beim Rechnungswesen leistet.

Anlagenbuchhaltung

Eine öffentliche  Gebietskörperschaft führt für ihr Finanz- und Verwaltungsvermögen eine Anlagenbuchhaltung ein. Als Orientierung gilt dabei IPSAS 17 (Sachanlagen).

 

KPMG erarbeitete mit dem Kunden ein Grobkonzept und führte die Ist-Aufnahme in den wesentlichen Ämtern durch. Im zweiten Schritt half KPMG durch Coaching und Review, das Detailkonzept und die Umsetzungsplanung zu erstellen. Das Detailkonzept machte unter anderem Aussagen zur Bilanzierung und Bewertung, zum Anlagen-Prozess, zur Inventur und Erstbewertung und dem Restatement der Bilanz. Zum Schluss wurde die Realisierung mit einem Terminplan sorgfältig vorbereitet.

 

Damit sind die Voraussetzungen für eine transparente Anlagenbuchhaltung geschaffen, bei der alle Ämter und Dienststellen über klare Vorgaben verfügen, welche die gesetzlichen Vorgaben erfüllen.

Beteiligungscontrolling

Ein Kanton überarbeitete das Controlling-Konzept für seine Beteiligungen im Energiebereich.

 

KPMG unterstützte den Kunden bei der Erarbeitung eines Konzeptes für das Controlling seiner Beteiligungen im Strombereich. Im Entwurf der Controlling-Weisung wurden die Aufgaben und Instrumente eines Controllings aus Sicht der Corporate Governance und die Zuständigkeiten formuliert. Das Projektsteuerungsteam bestätigte die vorgeschlagenen Aufgaben des zu gründenden Controllingdienstes und die Controlling-Instrumente. In einer Matrix wurden Aufgaben, Rollen und Art der Mitwirkung festgelegt.

 

Auf dieser Basis konnte die neue Ablauforganisation gestaltet und eingeführt werden. Die Kantonsvertreter in den Verwaltungsräten der Beteiligungen können nun besser dokumentiert und unterstützt werden.

Schulung in Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) auf Bundesebene

Ein grosser Bereich eines Departements wollte für die fachlich Zuständigen einen Überblick über die Kosten- und Leistungsrechnung gewinnen.

Für alle Kader des Bereichsstabs wurde ein Kostenrechnungsseminar geplant und in folgenden Teilen der Kostenrechnung geschult:

  1. Grundlagen und Vertiefung mit Kalkulation und Kostenträgern,
  2. KLR in der Verwaltung im Vergleich zur KLR in der Industrie, und
  3. Controlling und Managementerfolgsrechnung.

Dabei wurde der betriebswirtschaftliche Werte- und Informationsfluss von der Beschaffung über die Leistungserstellung bis zum Kunden verfolgt. Mit konkreten Übungsbeispielen konnten die Teilnehmer ihre Fortschritte sofort überprüfen.

 

Die Verbesserung der Grundkenntnisse und die Schulung von NRM und KLR konnte trotz gedrängtem Schulungsprogramm gut erfüllt werden.

Einführung eines Internen Kontrollsystems (IKS)

Eine grosser Bereich eines Bundesdepartements führte ein Internes Kontrollsystem für die finanzrelevanten Geschäftsprozesse ein.

 

KPMG unterstützte den Projektleiter während allen Phasen des Projekts. Zunächst wurde das IKS für die zentral betriebenen Prozesse schrittweise aufgebaut und optimiert. Dabei wurde auf eine möglichst, effiziente Vorgehensweise geachtet, um die Umsetzbarkeit auch in dezentralen Stellen zu ermöglichen. In Zusammenarbeit mit den Prozessverantwortlichen wurden die relevanten Risiken identifiziert, bewertet und die geeignetsten Kontrollen in die Arbeitsabläufe integriert.

 

Auf dieser Basis konnte rasch ein IKS aufgebaut werden, das den Anforderungen des Bundes gerecht wird, und gut in die täglichen Abläufe integriert werden konnte. Die Verwaltungseinheit konnte sich damit auch als Vorbild für andere Einheiten positionieren.

Die Verwaltungseinheit führte ein zentrales Risikomanagement in Anlehnung an die Risikopolitik des Bundes ein. Obwohl als Drittkreis-Amt die Einführung nicht zwingend war, hat der Kunde entschieden, für sich und die Beteiligungsgesellschaften ein umfassendes Risiko Assessment durchzuführen.

KPMG unterstützte den Leiter Internal Audit in allen Phasen des Projekts. Nach der Planungsphase wurden in einer Vorbesprechung alle Entscheidungsträger über den Prozess und die Reportingstruktur innerhalb der Verwaltungseinheit informiert. Danach wurden in allen Beteiligungen lokale Risiko-Assessments durchgeführt. Die Risiken wurden detailliert mit Ursachen, Massnahmen, Verantwortlichen aufgelistet. Für jede Einheit wurde eine Risk-Map erstellt, die in verdichteter Form das Reporting an das übergeordnete Departement sichert.

Innerhalb der Verwaltungseinheit konnte rasch ein Überblick über die Toprisiken geschaffen werden. Die anfängliche Skepsis in den lokalen Geschäftsleitungen wich aufgrund der Erfahrung und der Moderation von KPMG. Alle Beteiligten äusserten sich am Ende des Prozesses positiv über die Möglichkeit, an sich bekannte aber nie fundiert betrachtete Tatsachen in einem geordneten Prozess offen diskutieren zu können. Das hat nicht nur die Geschäftsleitung auf Stufe Beteiligung, sondern auch auf Stufe Verwaltungseinheit entscheidend weitergebracht.

Armin Haymoz

Armin Haymoz

Director, Leiter Öffentlicher Sektor

+41 58 249 20 65