Z-Fiscaal: Electronic invoicing (in Dutch) 

Z-fiscaal: De elektronische factuur

Introductie
Op vandaag neemt het belang van de factuur in haar elektronische vorm nog steeds toe. Vele ondernemers zijn al overgestapt naar de elektronische facturatie of zijn op dit ogenblik de overweging aan het maken. De belangrijkste reden om elektronische facturen uit te reiken is de kostenbesparing. Echter wordt het enthousiasme getemperd door het wettelijke kader waarbinnen deze elektronische factuur dient te worden opgesteld.

Meer uitleg krijgen we vandaag van Séverine Kerkhove van KPMG Belastingconsulenten.

Kan u eerst even toelichten wat een elektronische factuur precies is?
Een elektronische factuur is een factuur die digitaal wordt verstuurd en ontvangen, onder om het even welke elektronische vorm.

Spreken we dan over een factuur in pdf die per mail wordt verstuurd, of zijn er nog andere mogelijkheden?

De factuur wordt geacht een elektronische factuur te zijn wanneer de factuur in eender welk elektronisch formaat (bijvoorbeeld word of pdf) in annex per mail wordt verstuurd. Het kan ook gaan om een EDI formaat dat via een beveiligd netwerk wordt verstuurd.

Het is wel belangrijk op te merken dat indien een papieren factuur vervolgens per fax wordt verstuurd, er geen sprake is van een elektronische factuur.
Mag een bedrijf naar elke klant een elektronische factuur sturen?

Neen. Elektronische facturatie is enkel toegestaan bij “expliciete” aanvaarding door de tegenpartij. De loutere vermelding van de intentie om elektronische facturatie te gebruiken in de algemene verkoopsvoorwaarden is met andere woorden momenteel nog niet voldoende.

Welke voorwaarden moeten worden gerespecteerd bij het versturen van elektronische in plaats van papieren facturen?

Er is een streng wettelijk kader, voornamelijk op het vlak van BTW. Elektronische facturatie is toegestaan op voorwaarde dat de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid is gegarandeerd gedurende de volledige bewaartermijn.

Wat bedoelt men daar dan concreet mee, authenticiteit en integriteit garanderen?

Het gaat erom dat de identiteit van de leverancier gewaarborgd is en dat er ook een garantie is dat de inhoud ongewijzigd blijft.

Indien dit wettelijk kader niet wordt gerespecteerd, bestaat het risico dat het recht op aftrek van de betaalde btw wordt geweigerd en dat er boetes worden opgelegd.

Met welke regels moet een onderneming rekening houden als ze elektronisch wil factureren?

Sinds1 januari 2010 zijn belastingplichtigen vrij om een methode te bepalen die de authenticiteit van herkomst en integriteit van de inhoud garandeert. Daar is geen voorafgaande kennisgeving aan of goedkeuring van de Btw-Authoriteiten voor nodig. Wat vroeger wel het geval was.

Het gevolg is dat er nu veel onzekerheid bestaat over de methode hoe een ondernemer aan deze voorwaarden kan voldoen. Tot op vandaag werd geen enkele duidelijke officiële richtlijn of commentaar vanuit de Belgische Administratie gepubliceerd.

Hoe kan een, ondernemer dan vandaag de authenticiteit en integriteit van zijn facturen garanderen?

We kunnen ons baseren op een Europese Richtlijn die in principe op 1 januari 2013 van toepassing wordt in alle Lidstaten.  Deze richtlijn verwijst naar bedrijfscontroles als een aanvaardbaar alternatief om de authenticiteit en integriteit te garanderen. Bedrijfscontroles zorgen voor een betrouwbaar spoor tussen de factuur en de onderliggende transacties, en zijn gebaseerd op een aantal documenten zoals aankoopbonnen, betalingsdocumenten, etc. Op zich bestaan er op vandaag al referentiekaders van hoe een deugdelijke bedrijfscontrole dient te worden opgezet.

Dat is de theorie, wat is uw concreet advies voor de kijkers?

Naar mijn mening kan de ondernemer dan ook beroep doen om op een combinatie van verschillende maatregelen binnen zijn bedrijfsprocessen om tot een geldige elektronische factuur te komen. Daar denken wij bijvoorbeeld aan een combinatie van relevante bedrijfscontroles en technologische beveiliging van de elektronische factuur.

U zei daarnet al dat er garanties moeten zijn voor de volledige bewaarperiode van de factuur. Hoe zit dat precies voor elektronische facturen?

Elektronische facturen moeten in hun origineel elektronisch formaat bewaard worden. Er zijn echter geen precieze richtlijnen voor elektronische bewaring. De enige vereiste is dus dat de gebruikte archivering de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid garandeert gedurende de volledige bewaartermijn.

Alle documenten die voor btw-doeleinden relevant zijn, moeten gedurende een periode van 7 jaar bewaard worden. En wanneer deze documenten betrekking hebben op onroerende goederen is dat zelfs 15 jaar.

Als bedrijf kan u het opstellen en bewaren van de elektronische facturen uitbesteden, maar u blijft als belastingplichtige wel te allen tijde zelf aansprakelijk voor de correcte uitreiking en bewaring van de facturen.