“De opkomende markten hebben blijkbaar vlug ingezien dat sociale netwerken een vrij goedkope mogelijkheid bieden om de concurrentie in ontwikkelde markten sprongsgewijs in te halen,” zei Malcom Alder, partner bij KPMG in de Australische Digital Economy practice. “In sommige gevallen worden inefficiënte, onbetrouwbare of gecontroleerde e-mailsystemen verlaten ten voordele van de snellere en ongefilterde, interactieve sociale netwerkkanalen. In andere gevallen kan een gebrek aan alternatieven bedrijven stimuleren om sociale netwerken te gebruiken.”
Op basis van een onderzoek onder 4000 managers en werknemers in belangrijke markten over de hele wereld, stelde het onderzoek vast dat organisaties de neiging hebben om de voordelen van sociale media te onderschatten. Zo dacht slechts 13 procent van de respondenten zonder sociaal mediaprogramma dat ‘going social’ het openbaar profiel van hun organisatie zou beïnvloeden of productiviteitswinst zou stimuleren, terwijl ongeveer 80 procent van de respondenten met een actief sociaal mediaprogramma verklaarde dat zij die voordelen ofwel persoonlijk hadden ervaren ofwel organisatorisch hadden gemeten.
“Aangezien meer dan 80 procent van de respondenten er een voordeel in zien, zou het benutten van sociale media een organisatorisch noodzaak moeten zijn,” voegt Sanjay Krishna toe, partner bij de Digital Economy Practice van KPMG in de VS. “In plaats van sociale netwerken te zien als een risico, zouden managers er goed aan doen om de risico’s van deelname aan sociale media af te wegen ten opzichte van de kost van niet deel te nemen. Maar vergis u niet: er zijn wel degelijk risico’s verbonden aan de deelname en niemand mag de wereld van sociale media betreden zonder te hebben nagedacht over het bijhorende governance model.”
Het rapport stelde ook vast dat organisaties die de toegang tot sociale netwerken beperken een hopeloze strijd voeren. Ruim een derde van de werknemers van organisaties die de toegang geblokkeerd hadden, maakten niet alleen gebruik van sociale media op kantoor, maar ze pasten hun apparatuur op het werk ook aan (“jailbreak”) om aan hun sociale netwerkbehoeften te kunnen voldoen. Ook werktevredenheid en betrokkenheid van werknemers worden beïnvloed door de toegang tot sociale media: 63 procent van de werknemers bij organisaties met een open beleid inzake sociale media zei dat ze tevreden waren op het werk, tegenover slechts 41 procent van diegenen van wie de toegang beperkt was.
“Het is naïef van managers om te denken dat het verbieden van de toegang tot sociale netwerken het gebruik ervan zal elimineren,” suggereert Tudor Aw, Europees Hoofd Technologie van KPMG en partner van het Britse team. “Het onderzoek toont aan dat door het beperken of blokkeren van toegang veel werknemers eerder de neiging hebben om hun activiteit naar hun eigen persoonlijke apparatuur te verplaatsen die vaak minder beveiligd en volledig ongecontroleerd is.”
In antwoord hierop hebben de meeste organisaties ofwel een specifiek beleid ontwikkeld ofwel informele verwachtingen gesteld voor werknemers die bij sociale media betrokken zijn. Het rapport van KPMG International met als titel Going Social: How businesses are making the most of social media (“Going Social: Hoe bedrijven het beste maken van sociale media”) stelde vast dat meer dan de helft van de organisaties hun werknemers een specifieke opleiding bieden inzake sociale media en dat 62 procent een specifiek beleid voor sociale media heeft ontwikkeld.
Maar de gegevens tonen ook dat veel werknemers zich niet bewust zijn van het feit dat hun gebruik van sociale media op kantoor met behulp van kantoortechnologie gecontroleerd kan worden. Dus terwijl bijna 60 procent van de managers zei dat hun organisatie het gebruik van sociale netwerken door hun werknemers controleerde, was slechts 40 procent van de werknemers zelf zich ervan bewust dat dat mogelijk was.
“Heldere, praktische en beknopte gedragsregels ondersteund door een goede opleiding zouden hoog op de agenda moeten staan om werknemers het vertrouwen te geven om actief te zijn op sociale netwerken. Tegelijkertijd vermindert het risico, omdat ze de grenzen kennen waarbinnen ze moeten handelen,” zegt Malcom Alder. “We adviseren organisaties om eerst te luisteren naar wat er over hen in sociale media wordt gezegd. Neem eerst kennis vande onverbloemde waarheid en leg dan regels vast vooraleer het pad van de sociale netwerken te betreden..”