Een succesvolle ERP-consolidatie of -upgrade vereist een strategische visie en een uitgekiende aanpak vanuit zowel operationeel als IT-standpunt en met het nodige draagvlak. Om dit mogelijk te maken moeten business executives uit het hele bedrijf samenwerken met de CIO en actief betrokken worden bij de communicatie, de planning en de strategie om zo volledig inzicht te krijgen in het opzet, de omvang, de reikwijdte, de kosten en de timing van deze initiatieven. Door deze synergie kunnen mogelijke opportuniteiten en obstakels bij een dergelijke consolidatie of upgrade ook sneller worden opgespoord.
Zorgvuldige planning en ontwikkeling van een roadmap waarbij zowel de operationele afdelingen als IT zijn betrokken, kan helpen om kostenbeperkingen te verlichten door de bestaande technologieën en bedrijfstoepassingen in kaart te brengen. Dit kan bedrijven ook helpen bij het meten van hun bedrijfswaarde, bij het maken van noodzakelijke aanpassingen en bij het aansturen van toekomstige investeringen.
Door de belangrijkste bedrijfsprocessen (hun resultaten, complexiteit, kosten, gebruik en bijdrage aan het bedrijf) te analyseren, kan een onderneming beter in staat zijn om niet-efficiënte aspecten te elimineren en de meest waardevolle domeinen te optimaliseren. Dit kan ook helpen om de kosten te beperken en de strategieën achter de systeemuitbreiding te controleren.
Het creëren en behouden van waarde zou de strategische prioriteit moeten zijn van een ERP-consolidatie of -upgrade. Een ERP-structuur moet daarom worden beoordeeld op resultaten en niet louter op risico, compliance en controle. Hiertoe moet nagegaan worden in welke mate deze resultaatsgerichte visie een impact heeft op het IT-landschap, de huidige processen en governance van de onderneming, en op de operationele en IT-strategie van het bedrijf.
Het is ook belangrijk om te erkennen dat het creëren van waarde uit ERP veel verder gaat dan de feitelijke fase van IT-implementatie en dat dit een verbintenis vereist ten aanzien van de bedrijfsstrategie op lange termijn. Afstemming op organisatorisch vlak, verbetering van bedrijfsprocessen, en het aansturen van resultaten zijn kritische componenten na de initiële IT-implementatie, en deze moeten doorheen de tijd opnieuw geëvalueerd worden.
De nieuwe langetermijnstrategie zou de nadruk moeten leggen op het feit of de groeicurve van de ERP-implementatie al dan niet is afgerond en hoe snelle winsten worden gebruikt om IT en business te optimaliseren met het oog op de uitvoering van de strategie op tactisch en operationeel vlak.
Een algemeen risico is dat de organisatie blijft steken op het niveau van de snelle winsten, tevreden is met het resultaat, en vergeet dat er ook een langetermijnstrategie bestaat. De verbintenis van belangrijke stakeholders ten aanzien van die strategie is essentieel voor de succesvolle afronding van de groeicurve en het creëren van concurrentiewaarde. Bij hun inspanningen om waarde te creëren en trouw te blijven aan de bedrijfsstrategie op lange termijn moeten ondernemingen zich de volgende drie vragen stellen:
- Met welke marktontwikkelingen moeten we rekening houden voor de langetermijnstrategie?
2. Hoe laten deze ontwikkelingen zich vertalen in vereisten op het vlak van bedrijfsmodel, processen en IT?
3. En, eens deze vereisten zijn vastgesteld, welke impact hebben ze op het bedrijfsmodel, de processen en IT?
Omdat de implementatie van ERP-systemen vaak een verstorende impact kan hebben op bedrijfsfuncties, en omdat bedrijven zo snel mogelijk voordeel willen halen uit een consolidatie of upgrade, is timing altijd cruciaal. De duur en het succes van een implementatie zal echter afhangen van diverse factoren, waaronder:
- De mate van betrokkenheid en samenwerking tussen executive en business management en IT;
- De kwaliteit van de planning en afstemming op strategische doelstellingen;
- De mate waarin systemen op maat of kant-en-klaar worden geïmplementeerd;
- De rijpheid van een organisatie en de ervaring met ERP;
- Het technische of functionele oogmerk van een upgrade;
- Organisatorisch veranderingsbeheer en opleiding;
- Of de verwachtingen realistisch zijn, en de mate waarin werkelijk de nadruk ligt op bedrijfsprocessen;
- De efficiëntie van governance en milestone tracking.
Hoewel de technologie uiteraard belangrijk is, is een succesvolle ERP-strategie vooral gebouwd rond de bedrijfsbehoeften en de doelstellingen. Door inzicht te krijgen in de bedrijfsdoelstellingen en wat precies wordt nagestreefd met een ERP-strategie, maken bedrijven meer kans om ERP optimaal te gebruiken en zullen ze ook beter belangrijke prestatiemaatstaven kunnen vastleggen, baselines en doelstellingen vooropstellen voor die maatstaven, en uiteindelijk de resultaten opvolgen.