Sinds 1 januari 2010 heeft KPMG Fiduciaire een scanningsprocedure betreffende in- een uitgaande facturatie ingevoerd. De scanningsprocedure maakt het mogelijk om informatie van facturen in te lezen en om te zetten in betrouwbare en makkelijk terug te vinden gegevens. Enkele maanden na de implementatie kunnen we gerust van een succes spreken.
Bea Binst, Manager Accounting KPMG Fiduciaire, legt uit: “Allereerst verwerken we onze in- en uitgaande facturen via scanning, waarbij afbeeldingen van hoge kwaliteit worden geproduceerd. Daarna gebruiken we door KPMG Fiduciaire aangepaste software om de gegevens op de facturen automatisch te herkennen.
Wij bepalen welke gegevens uit de factuur gehaald moeten worden (bv. naam leverancier, ondernemingsnummer, IBAN code, klantnaam, enz.), zodat de scansoftware deze variabelen in elke factuur kan ‘lezen’ en interpreteren. Om dit mogelijk te maken, is het van groot belang dat onze oorspronkelijke boekhoudsoftware voldoende geparametriseerd is en goed gelinkt is met de scansoftware. Dit vergde heel wat voorbereidend werk, dat nu zijn vruchten afwerpt. Het herkenningspercentage ligt dan ook heel hoog.”
De voordelen van de scanningsprocedure zijn talrijk: snellere factuurverwerking, minder archiefruimte, altijd directe toegang tot een factuur, enz.
Bea Binst: “Aangezien we niet langer de gegevens manueel moeten invoeren, kunnen we de verwerkingstijd aanzienlijk reduceren. Hierdoor verloopt de factuurstroom sneller en efficiënter.
Door een goede parametrisering van de verschillende softwareprogramma’s wordt ook het manueel verifiëren drastisch gereduceerd. De documenten kunnen bovendien, op elk moment, in een handomdraai opgevraagd worden.
Dit creëert bijvoorbeeld ook inzagemogelijkheden bij tussentijdse en/of jaarrappor-tering. Bij de voorbereiding van de jaarafsluiting kunnen we nu naast de balansen ook het grootboek met de afbeeldingen inlezen. Ook dit past in ons concept van een ‘papierloos dossier’.
Het volledige effect van de tijdsbesparing zal dan ook pas zichtbaar worden in het voorjaar van 2011, op het moment dat de jaarafsluitingen plaatsvinden."
KPMG Fiduciaire gelooft sterk in het commercieel potentieel van deze investeringen, en is ervan overtuigd op deze manier een meerwaarde te kunnen bieden ten opzichte van de traditionele lokale kantoren.