Mastergegevens zijn essentiële stukjes bedrijfsinformatie die worden gebruikt door meerdere groepen binnen de onderneming en die meestal verband houden met klanten, leveranciers, werknemers en materialen. Omdat ze de basis vormen voor alle transactionele gegevens (zoals inkooporders, facturen, betalingen ...), is de kwaliteit van deze mastergegevens cruciaal voor de bedrijfsactiviteiten.
Dubbele, onvolledige, conflicterende of onjuiste mastergegevens kunnen aan de basis liggen van de volgende problemen:
- Hogere bedrijfskosten door de nood aan manuele interventies om problemen door inconsistente of onvolledige gegevens op te lossen;
- Ontevredenheid bij de klant en een groot aantal geschillen door foutieve verwerking en facturatie;
- Onsuccesvolle initiatieven inzake business intelligence;
- Onbetrouwbare managementverslaggeving met suboptimale besluitvorming tot gevolg;
- Niet-naleving van de toenemende regelgeving, de verslagleggingsvereisten en de privacy¬wetgeving;
- Vertrouwensproblemen en imagoschade.
Het hoeft dan ook niet te verbazen dat goed Master Data Management (opnieuw) hoog op de agenda staat. Ook IT-consultancybedrijf Gartner ziet de nood aan informatiebeheer en Master Data Management alleen maar toenemen, vooral door de steile opmars van technologieën en trends zoals cloud computing, sociale media en big data (Gartner, 28/11/2012).
Voor de meeste bedrijven is MDM een complex gegeven door de combinatie van zowel strategische aspecten (organisatie en governance) als zeer gedetailleerde technische activiteiten. Dit vereist dan ook een nauwe samenwerking tussen het bedrijf en IT. Mastergegevens moeten centraal staan in het bedrijf en mogen niet uitsluitend worden benaderd vanuit systeemperspectief.
Om bedrijven bij deze complexe taak te ondersteunen past KPMG een beproefde geïntegreerde en holistische aanpak toe om tot een succesvolle MDM-strategie en -uitvoering te komen:
- Ontwikkeling van een informatiebeheerstrategie: Weten welke gegevens uw bedrijf nodig heeft en die gegevens en de links ertussen identificeren en documenteren is van cruciaal belang. Het is ook belangrijk om de gegevenscomponenten op een standaardmanier te bepalen zodat iedereen het over hetzelfde heeft.
- Invoering van een efficiënt model voor MDM-governance en -monitoring: Een goed governancemodel en processen moeten worden ingevoerd voor het dagelijks onderhoud van de mastergegevens en de opvolging van de kwaliteit ervan. Via KPI's moeten de doelmatigheid en doeltreffendheid van uw gegevenskwaliteitsprocessen worden gemeten.
- Keuze van een tool voor gegevensopschoning vooraf én permanent MDM: Bij MDM komen twee soorten technologieën kijken: één voor het opschonen van de gegevens en één voor het permanent onderhouden en opvolgen van de gegevenskwaliteit. Het is dan ook belangrijk om de juiste leveranciers te selecteren voor uw behoeften aangezien er geen ‘standaardoplossing’ bestaat.
- De nodige toegewijde middelen, stakeholders en executive sponsors: Er moet een speciaal projectteam komen met bekwame en geëngageerde werknemers met kennis van mastergegevens die ook belang hebben bij de resultaten van het project. Bijkomende stakeholders moeten op de hoogte worden gehouden en naar behoefte bij het project worden betrokken. Ten slotte moeten executive sponsors met inzicht in de belangrijkste drijfveren en voordelen van het project actief worden betrokken bij het project.
- Duidelijke verwachtingen en verantwoordelijkheden met dienstleveranciers: Voor meer grootschalige MDM-projecten wordt voor de uitvoering vaak een beroep gedaan op dienstleveranciers. Een MDM-project wordt dan een gezamenlijke en interactieve inspanning waarbij alle partijen goed hun taken en verantwoordelijkheden moeten kennen. Dubbelzinnigheid kan namelijk leiden tot misverstanden, onuitgevoerde taken en conflicten, die de succesvolle uitvoering van het project in gevaar kunnen brengen.
- Focus op veranderingsbeheer op zowel korte als lange termijn: MDM-projecten gaan gepaard met een drastische cultuurverandering binnen de hele organisatie over de manier waarop gegevens worden verwerkt en gebruikt. Gegevenstransformatie en MDM-processen zijn vaak ook een complexe materie. Het is dan ook zaak om een groot draagvlak te creëren waarbij iedereen in het bedrijf duidelijk inziet dat mastergegevens moeten worden behandeld als een volwaardig bedrijfsactief.