Les données maîtres constituent des composantes essentielles des informations d’une entreprise utilisées par un grand nombre d’acteurs au sein de l’organisation ; elles couvrent habituellement les clients, les fournisseurs, les salariés et le matériel. On dit souvent qu’elles sont « créées une fois et utilisées souvent », car elles sont à la base de toutes les données de transactions (bons de commande, factures, paiements, etc.). De sorte que la qualité des données maîtres a une incidence directe sur les opérations de l’entreprise.
Des données maîtres médiocres entraînent généralement :
- une augmentation des frais d’exploitation en raison de l’importance des interventions manuelles pour remédier aux difficultés induites par l’incohérence ou les lacunes dans les données ;
- l’insatisfaction de la clientèle, qui s’accompagne de nombreux litiges suite à un traitement ou une facturation inadéquats
- l’échec des initiatives de veille informative ;
- des états de gestion qui pèchent par leur manque de fiabilité, d’où de mauvaises décisions ;
- des difficultés à respecter les réglementations, les impératifs de communication et la législation sur le respect de la vie privée ;
- une méfiance qui s’installe et une détérioration de l’image.
Pas étonnant dès lors que l’attention se porte (à nouveau) sur la nécessité de gérer correctement les données maîtres. Selon Gartner, les technologies émergentes et les tendances actuelles, telles que le nuage, les médias sociaux et les « big data » ne feront qu’accroître cette nécessité de gérer les informations et les données maîtres (Gartner, 28/11/2012).
Pour la plupart des entreprises, la démarche MDM est complexe à gérer car elle allie composantes stratégiques (organisation et gouvernance) et activités très détaillées à forte technicité. Cela suppose une collaboration étroite entre l’entreprise et l’informatique. Il est impératif de réserver aux données maîtres une position centrale et de ne pas les envisager exhaustivement sous l’angle système.
Pour aider les entreprises à relever ces défis, KPMG adopte une approche holistique intégrée qui a fait ses preuves et qui englobe l’ensemble des éléments requis pour qu’une initiative MDM soit couronnée de succès. Cette approche consiste à :
- Élaborer une stratégie de gestion des informations : il est essentiel de savoir quelles données sont nécessaires à votre activité, de les identifier et les documenter, et de définir leurs corrélations. Il est également crucial de définir les composantes des données selon une approche standard afin de s’assurer que tout le monde parle des mêmes choses ;
- Mettre en place un modèle de gouvernance et des procédures de supervision efficaces dans une démarche MDM : il convient de mettre en place un modèle de gouvernance approprié et des procédures de suivi afin de gérer la maintenance des données maîtres au quotidien ainsi que d’assurer un suivi de la qualité des données. Des IPC doivent permettre de mesurer les performances et l’efficacité de vos procédures contrôle qualité des données ;
- Sélectionner un outil capable d’assurer à la fois le nettoyage des données à l’entrée et la pérennité du système MDM : dans le cadre d’une initiative MDM, la technologie comporte deux grands volets : la technologie qui permet de nettoyer les données et celle qui permet d'assurer une maintenance constante et le suivi de la qualité des données. Il importe d’adopter une procédure d’évaluation des fournisseurs adéquate, car la solution universelle n’existe pas ;
- S’assurer que les ressources dédiées, les parties prenantes et la hiérarchie sont suffisamment impliquées : il importe de réunir au sein d’une équipe de projet dédiée des collaborateurs compétents, résolus, connaissant bien les données maîtres et concernés par l'enjeu du projet. Des auxiliaires doivent être tenus informés et impliqués au cas par cas en fonction des besoins. Enfin, il convient que des membres de la hiérarchie conscients des facteurs clés et des avantages du projet soient impliqués activement et y adhèrent ;
- Définir clairement avec les prestataires sélectionnés quelles sont les attentes et les responsabilités : pour des projets MDM à grande échelle, il est souvent convenu que les prestataires retenus fourniront une assistance lors de l’exécution du projet. Un projet MDM suppose une démarche collaborative interactive qui exige que toutes les parties perçoivent clairement leur rôle et leurs responsabilités. L’ambiguïté peut être source d’incompréhensions et se traduire par des tâches qu’on laisse tomber et des conflits, ce qui risque d’obérer sérieusement les chances de succès du projet ;
- Se focaliser sur la gestion du changement à court terme et à long terme : Au sein d’une organisation, un projet MDM induit des changements culturels considérables dans la manière de traiter et d’exploiter les données. La transformation des données et les processus MDM peuvent également être difficiles à appréhender. Le défi consiste à recueillir l’adhésion des personnes concernées à tous les niveaux de l’organisation afin que la transition vers la nouvelle façon de traiter les données soit considérée comme un atout pour l'entreprise plutôt que comme un événement marginal.