Depuis le 1er janvier 2010, KPMG Fiduciaire a mis en place une procédure de scanning des factures papier, permettant de numériser les informations des factures entrantes et sortantes et de les transformer en données fiables et faciles à retrouver.
Quelques mois après le lancement de cette procédure, on peut parler d’un franc succès.
Bea Binst, Manager Accounting KPMG Fiduciaire, explique: "Tout d’abord, nous traitons nos factures entrantes et sortantes par scanning, générant des images haute définition.
Ensuite, nous utilisons le logiciel optimalisé par KPMG Fiduciaire pour reconnaître automatiquement les données figurant sur les factures. Nous déterminons quelles données (p. ex. nom du fournisseur, numéro d’entreprise, code IBAN, nom du client, etc.) doivent être extraites de la facture, de sorte que le logiciel de scanning puisse ‘lire’ et interpréter ces variables.
Pour ce faire, il est impératif que notre logiciel initial de comptabilité soit suffisamment paramétré et correctement relié au logiciel de scanning, ce qui a demandé un travail préparatoire considérable, qui porte maintenant ses fruits. Le pourcentage de reconnaissance est, dès lors, très élevé."
Les avantages du scanning sont nombreux: traitement accéléré des factures, espace d’archives réduit, accès toujours direct à une facture, etc.
Bea Binst: "Étant donné que nous ne devons plus introduire les données manuellement, nous pouvons réduire considérablement le temps de traitement, accélérant et facilitant ainsi le flux des factures.
Le paramétrage correct des différents logiciels permet de diminuer fortement la vérification manuelle. En outre, les documents peuvent être aisément consultés à tout moment, ce qui offre des possibilités de consultation dans le cadre des rapports annuels et/ou périodiques.
Dans le cadre de la préparation des comptes annuels, nous pouvons désormais, outre les bilans, également enregistrer le grand-livre ainsi que les images, ce qui correspond à nouveau à notre concept de ’dossier sans papier’.
L'effet obtenu par des économies de temps ne sera donc apparu qu’au printemps 2011, lorsque la clôture annuelle aura lieu."
KPMG Fiduciaire croit fermement au potentiel commercial de ces investissements et reste convaincu de pouvoir offrir une valeur ajoutée par rapport aux traditionnels bureaux locaux.